Politique de confidentialité
1. Préambule
La présente politique de confidentialité a pour but de vous informer sur la manière dont vos données personnelles sont collectées, traitées et utilisées par la société Proxima OpCo (ci-après « Proxima ») si vous êtes :
- - Un utilisateur du présent site internet ;
- - Une personne (physique ou représentant d’une personne morale) entrant en contact avec Proxima par l’intermédiaire du présent site internet ou par tout autre moyen, y compris un candidat à un recrutement ;
- - Un représentant personne physique des prestataires, clients, fournisseurs actuels ou potentiels de Proxima ;
- - Un journaliste, un représentant d’une administration, d’une autorité ou tout autre tiers entrant en relations avec Proxima ;
(ci-après indistinctement « vous »).
2. Responsable des traitements
Le responsable du traitement de vos données personnelles est Proxima, dont le siège social est situé 374 rue Saint-Honoré, 75001 Paris, France.
3. Modes de collecte de vos données
Vos données personnelles sont généralement collectées directement auprès de vous (par exemple sur les formulaires de contact de notre site ou lors d’un échange avec un membre de notre personnel). Seules certaines données sont donc collectées de manière indirecte :
- - soit dans le cadre d’une procédure de recrutement, par exemple pour vérifier vos références, si vous nous communiquez les coordonnées de personnes à contacter). Nous collectons alors uniquement des données nécessaires pour nous assurer de votre adaptation au poste (par exemple savoir-faire, savoir-être, retour d’expériences passées) ;
- - soit parce que vous êtes employés d’une personne morale avec laquelle Proxima est en relation, pour les besoins de la gestion de cette relation. Nous collectons alors uniquement des données de contact et fonctionnelles professionnelles (par exemple coordonnées, fonction, disponibilité pour l’organisation de réunions).
4. Finalités et bases légales des traitements et durées de conservation des données
| Finalités | Base(s) légale(s) | Durée de conservation en base active |
|---|---|---|
| Recrutement | Exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande | Durée d’instruction des candidatures et jusqu'à la décision d'embauche ou du rejet de la candidature + 3 mois |
| Conservation de votre profil si vous êtes candidats pour des besoins futurs (vivier de candidatures) | Consentement | 2 ans maximum, renouvelable 1 fois, à compter du dernier contact |
| Réponse à vos sollicitations et suivi des échanges | Suivant l’objet de votre sollicitation :
| 3 ans après nos derniers échanges |
| Gestion des fournisseurs (suivi des contrats et marchés avec les fournisseurs, gestion des relations commerciales avec les fournisseurs) | Intérêt légitime de Proxima (conduite des affaires) | Durée de la relation |
| Gestion des opérations comptables (opérations administratives liées aux contrats, aux commandes, aux réceptions, aux factures, aux règlements, à la comptabilité fournisseurs, calcul et paiement des impôts et taxes, édition des titres de paiement, gestion de la comptabilité, des comptes annuels, gestion des rapports des commissaires aux comptes) |
| Durée de la relation |
| Gestion de la vie sociale de Proxima (actionnariat, gouvernance) |
| Durée de l’actionnariat |
| Communication et relations presse | Intérêt légitime de Proxima (communication) | 2 ans après notre dernier contact |
| Gestion de la sécurité informatique de nos locaux et de notre site internet | Intérêt légitime de Proxima (sécurité) | 3 ans après notre dernier contact |
| Gestion des ressources numériques (suivi et maintenance informatique, gestion de la messagerie et des outils métiers) | Intérêt légitime de Proxima (sécurité et gestion informatiques) | 6 mois |
| Elaboration de statistiques | Intérêt légitime de Proxima (conduite des affaires) | 1 an |
| Gestion du contentieux | Intérêt légitime de Proxima à assurer la défense de droits en justice | Pendant la durée de la procédure (jusqu’à expiration des voies de recours) |
| Respect des obligations légales, comptables, fiscales de conservation de données | Obligations légales | Pendant la durée de conservation requise par l’obligation applicable |
| Gestion de vos demandes de droits sur vos données à caractère personnel | Obligations légales | 6 mois après notre dernier contact |
A l’issue des durées de conservation précisées dans le tableau ci-dessus, vos données seront, si besoin, archivées :
- - Pour répondre à une obligation légale (par exemple en ce qui concerne les pièces comptables justificatives qui doivent être conservées 10 ans) ;
- - En cas de nécessité de conserver des éléments en cas de contentieux, pendant la durée de la prescription applicable (selon le type d’action, généralement entre 1 et 5 ans).
5. Destinataires des données
Vos données sont avant tout destinées à un usage interne à Proxima et seront rendues accessibles au personnel habilité de la société, sur la base du principe du besoin à en connaître. Elles seront également rendues accessibles aux prestataires techniques de Proxima, en particulier les prestataires informatiques (hébergeur, fournisseurs de solutions SaaS).
Par ailleurs, certaines de vos données peuvent également être transmises à des tiers pouvant les utiliser pour leurs propres besoins, en fonction de la raison qui vous a conduit à entrer en relation avec Proxima :
- - Des organismes publics et administrations légalement habilités à recevoir certaines données (administration fiscale par exemple) ;
- - Des mandataires pour les besoins de la gestion d’un différend ou d’un dossier (avocats, huissiers de justice…) ;
- - Des commissaires aux comptes, experts-comptables et auditeurs ;
- - Dans l’éventualité où Proxima ou tout ou partie de ses actifs seraient acquis par un tiers, vos données peuvent être rendues accessibles à toute personne intervenant dans la préparation et la réalisation de l’opération et incluses dans les actifs cédés.
6. Vos droits sur vos données
Vous pouvez exercer à tout moment les différents droits prévus par la réglementation en vigueur, dans les conditions et limites qu’elle prévoit :
- - droit d’accès ;
- - droit de retirer votre consentement lorsqu’il constitue la seule base légale d’un traitement ;
- - droit de rectification des données erronées vous concernant ;
- - droit d’opposition (sans avoir à justifier de raison tenant à votre situation, si vous souhaitez vous opposez à de la prospection) ;
- - droit de suppression de certaines de vos données ;
- - droit d’en faire limiter l’usage ;
- - droit solliciter leur portabilité en vue de leur transmission à tiers ;
- - si vous résidez en France, droit de définir le sort de vos données après votre mort.
Nous attirons votre attention sur le fait que nous pouvons, conformément à la réglementation, être amenés à refuser de faire droit à certaines demandes concernant certains de ces droits (notamment le droit de suppression), pour des motifs légitimes tels que les besoins de la défense de droits en justice ou les nécessités d’une obligation légale de conservation de certaines données. Pour en savoir plus sur ces éventuelles restrictions sur certains droits : https://www.cnil.fr/fr/falc-quels-sont-vos-droits.
Pour toute question ou pour exercer vos droits, il vous suffit de présenter votre demande, en y joignant, le cas échéant, toute pièce permettant de justifier votre identité et le bien fondé de votre demande, à l’adresse suivante : dpo@velvet.fr.
En cas de difficulté non résolue après avoir sollicité Proxima, vous pouvez saisir la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).
7. Cookies
Le présent site internet n’utilise pas de cookies ni d’autres traceurs.